# Quality management in research—the perspective of research teams

## TL;DR

This paper explores how quality management systems in research labs affect teams, highlighting both benefits and challenges based on real-world experiences.

## Contribution

The study provides a balanced analysis of quality management systems in research labs through surveys of team members before and after implementation.

## Key findings

- Quality management systems improve documentation, reproducibility, and teamwork but increase workload and risk over-regulation.
- Most researchers support quality management measures after testing them and recommend their use.
- Flexible systems tailored to lab needs and team involvement are key to success.

## Abstract

Forschende stehen Qualitätsmanagementsystemen (QMS) in Forschungslaboren gespalten gegenüber – es gibt Befürworter und Kritiker. Befürworter nutzen verschiedene Qualitätsmanagement-(QM-)Theorien und betonen Vorteile wie ressourcenschonenden Mehrwert. Kritiker hingegen zweifeln an Nutzen und Umsetzbarkeit. Ziel dieser Arbeit ist eine objektive Betrachtung von Vor- und Nachteilen eines QMS in Forschungslaboren anhand der Erfahrungen von Mitarbeitenden.

Das Robert Koch-Institut und Kooperationspartner führten ein QMS in Pilotforschungslaboren ein bzw. nutzten bestehende Systeme. Mitarbeitende wurden im Zeitraum von 2023 bis 2025 vor und nach der QMS-Einführung mit speziell dafür entwickelten Fragebögen befragt.

Vorteile eines QMS sind verbesserte Dokumentation und Reproduzierbarkeit, optimierte Prozesse, gestärktes Qualitätsbewusstsein sowie bessere Zusammenarbeit. Dem stehen Nachteile wie höherer Zeit- und Arbeitsaufwand, Überregulierungsrisiko, mögliche Einschränkungen kreativer Freiräume, schwierige Verhaltensänderungen, begrenzter Einfluss auf Teamkultur und Gefahr von „Betriebsblindheit“ gegenüber. Bereits kurzfristig zeigten sich Veränderungen im Wissen, Handeln und in Einstellungen der Mitarbeitenden. Die Mehrheit befürwortet QM-Maßnahmen nach deren Erprobung und empfiehlt sie weiter.

Forschungslabore benötigen flexible QMS, die auf individuelle Bedürfnisse eingehen. Maßnahmen sollten gemeinsam im Team entwickelt und gezielt dort eingesetzt werden, wo sie die Effizienz steigern. Entscheidend sind das Engagement aller Beteiligten und ein ausgewogenes Verhältnis von Aufwand und Nutzen, da übermäßige Regulierung hinderlich wirkt.

Zusätzliche Informationen sind in der Online-Version dieses Artikels (10.1007/s00103-026-04191-0) enthalten.