ID 141 - Ferramenta para Subsidiar os Gestores na Decretação de Obsolescência de Dispositivos Médicos: aplicação a equipamentos

TL;DR

This paper presents a tool to help hospital managers decide when to retire medical equipment by evaluating technical, financial, and technological factors.

Contribution

The novelty is a specialized tool for declaring medical equipment obsolescence using performance indicators and Excel-based automation.

Findings

The tool evaluates technical, financial, and technological obsolescence using performance indicators.

The Excel-based application was tested in two hospitals and provided coherent recommendations.

The tool is simpler than existing solutions and focuses specifically on obsolescence declaration.

Abstract

Muitos gestores têm dificuldades em decretar obsolescência de dispositivos médicos, principalmente quando se trata de equipamentos médicos (EM). Ao longo dos últimos anos, o Nats-Fatec/So recebeu solicitações dos setores de Engenharia Clínica (EC) de hospitais parceiros para justificar a retirada de equipamentos do seu parque tecnológico. Buscou-se, então, evoluir um modelo de avaliação de equipamentos na fase de grande utilização, adaptando-o para gerar pareceres quanto à fase de obsolescência. Gerar um aplicativo baseado em planilhas de dados vinculadas e habilitado a dar recomendações quanto à destinação dos EM em análise é o objetivo deste trabalho.

Seguiu-se uma metodologia de projetos, a partir da definição de indicadores de desempenho temporal, de qualidade e de custos, estabelecendo-se faixas para cada um deles. A seguir, foram estruturadas as telas de interface, com inserção de dados. As telas foram vinculadas, utilizando-se o MicroSoft Office Visual Basic for Applications. Foram adotadas estratégias de programação para gerar pareceres parciais e uma recomendação final.

Entre os indicadores da obsolescência técnico-funcional, destacam-se a idade do equipamento, o Tempo Médio Entre Falhas, o Tempo Médio para Reparo; o registro de Eventos Adversos/Alertas Sanitários e o Número de Ordens de Serviços do Equipamento. Na obsolescência contábil compara-se o custo das manutenções com o valor atual do equipamento e com o valor de um equipamento novo, estabelecendo faixas consideradas aceitáveis pelo usuário. Quanto à obsolescência tecnológica, avalia-se a complexidade do EM, verifica-se se há equipamento similar no mercado assim como a segurança, a eficácia e se o EM é utilizado pelos operadores.

Considerando os indicadores definidos para cada dimensão da obsolescência, pode-se adotar pesos diferentes para aqueles indicadores considerados mais críticos de acordo com a filosofia da instituição. O usuário dispõe de relatórios parciais para cada tela com instruções para acompanhar as faixas predefinidas dos indicadores (que poderão ser mudadas de acordo com a realidade local) e comentários sobre o desempenho de cada um. Avaliando-se, então, as três dimensões de obsolescência, com pesos definidos, é gerado um relatório com a recomendação final de descarte imediato, a médio ou a longo prazos. Ao longo do seu desenvolvimento, o aplicativo foi avaliado pelos Setores de EC de dois grandes hospitais (São Paulo e Sorocaba) para gerar recomendações finais para decretação de obsolescência. Com as planilhas vinculadas, foi testado com a inserção de dados reais de EM, conduzindo a resultados coerentes. Existem aplicativos similares no mercado, inclusive com todas as etapas de gerenciamento do parque tecnológico. O aplicativo apresentado é exclusivo para a decretação de obsolescência, portanto, mais simples, e se baseia na utilização do aplicativo Microsoft Excel, de uso difundido. Naturalmente, admite melhorias principalmente quanto à segurança dos dados. Ainda assim, pode ser uma ferramenta de auxílio aos hospitais de pequeno e médio porte na gestão de seu parque tecnológico, dado que considera critérios técnicos, de segurança e de desempenho, o que pode permitir uma gestão mais estratégica e assertiva. Finalmente, há um grande aprendizado ao se fazer uma gestão contínua dos EM, pois isso pode influenciar os processos de compra de novos equipamentos, assim como sinalizar a necessidade da incorporação de novas tecnologias aos serviços de saúde.