# Developing strategies and quality control in the Ageing and Brain Working Study in ELSA-Brasil

## TL;DR

This paper outlines the development and quality control strategies used in a brain aging study linked to a large Brazilian health cohort.

## Contribution

The paper provides a detailed methodology for ensuring data quality in a multicenter neuroimaging study involving a large longitudinal health cohort.

## Key findings

- A representative sample of 2,165 individuals was selected and divided into two subsamples based on age and cognitive trajectory.
- Systematic quality control processes were implemented to ensure standardization and data integrity across multiple centers.
- Weekly reports and statistical monitoring were used to manage field activities and maintain data reliability.

## Abstract

To describe all stages of developing strategies and quality control in the Aging and Brain Working Study linked to the Estudo Longitudinal de Saúde do Adulto (ELSA-Brasil – Brazilian Longitudinal Study of Adult Health), a prospective cohort of 15,105 civil servants (aged 35–74) followed up since 2008.

Based on the sample of participants alive at the beginning of the sample selection in September 2022 (n = 4,566) from ELSA-Brasil (Centro Investigação São Paulo), a representative sample of 2,165 individuals was calculated according to the following criteria and divided into two subsamples: (1) Sample of participants < 70 years old in Wave 3 (2017–2019) randomized according to cognitive trajectory from Wave 1 to 3, n = 1,670; (2) SuperAgers case-control sample, individuals aged ≥ 70 years in Wave 3, based on episodic memory in Wave 3, n = 495 participants (171 cases, 324 controls). The processes implemented to ensure quality control of information prior to data collection were selection of data collection instruments, training and certification of teams, preparation of a manual of definitions and standardized operating procedures, pilot studies, data collection logistics, harmonization of imaging protocols, and creation of an anti-noise device. Given the scope of the study, its multicenter nature, and the diversity of measures involved, this project required the implementation of effective quality assurance and control protocols, ensuring standardization, methodological consistency, and data integrity at all stages.

After implementing the quality assurance and control processes, the final stages related to clinical and imaging data collection, management, and continuous monitoring of field activities were conducted, with weekly reports and statistical monitoring of the sample.

The adoption of systematic stages of development and quality control was fundamental to ensure the production and reliability of information from brain neuroimaging studies.

Descrever todas as etapas de desenvolvimento e controle de qualidade no Estudo de Envelhecimento e Funcionamento Cerebral ligado ao Estudo Longitudinal de Saúde do Adulto (ELSA-Brasil), coorte prospectiva de 15.105 servidores públicos (35–74 anos) em seguimento desde 2008.

Baseada na amostra de participantes vivos no início da seleção da amostra em setembro de 2022 (n = 4.566) do ELSA-Brasil (Centro Investigação São Paulo), foi calculada amostra representativa de 2.165 indivíduos segundo os seguintes critérios e divididos em duas subamostras: (1) Amostra de participantes < 70 anos na Onda 3 (2017–2019) randomizados de acordo com trajetória cognitiva da Onda 1 a 3, n = 1.670; (2) Amostra caso-controle SuperAgers, indivíduos com ≥ 70 anos na Onda 3, baseado na memória tardia da Onda 3, n = 495 participantes (171 casos, 324 controles). Os processos implementados para assegurar o controle de qualidade das informações antes da coleta de dados foram: a seleção dos instrumentos de coleta de dados, treinamento e certificação das equipes, elaboração de manual de definições e procedimentos operacionais padronizados, estudos pilotos, fluxo de coleta de dados, harmonização dos protocolos de imagem e criação de dispositivo antirruído. Dada a abrangência do estudo, a natureza multicêntrica e a diversidade de medidas envolvidas, este projeto demandou a implementação de protocolos eficazes de garantia e controle de qualidade, assegurando padronização, consistência metodológica e integridade dos dados em todas as etapas.

Após a implementação dos processos de garantia e controle de qualidade, foram conduzidas as etapas finais relacionadas à coleta de dados clínicos e de imagem, gerenciamento e monitoramento contínuo das atividades de campo, com elaboração de relatórios semanais e acompanhamento estatístico da amostra.

A adoção de etapas sistematizadas de desenvolvimento e controle de qualidade foi fundamental para garantir a produção e confiabilidade de informações de estudos de neuroimagem cerebral.